Una certificación laboral es un documento de gran importancia para múltiples trámites que necesite acometer un empleado. Descubramos juntos en este artículo qué es y en qué consiste.
¿Qué es una certificación laboral?
Podemos definir una certificación laboral como un documento que funciona como constancia de los esfuerzos de trabajo de un empleado durante un período determinado en un sitio. Este certificado es bastante solicitado en numerosos trámites en distintas instituciones, como en agencias bancarias al momento de abrir una cuenta u otorgar un crédito, en el arrendamiento de viviendas o en la aceptación de matrículas educativas, entre muchos otros casos.
La lógica de esta solicitud es tener una muestra de la ocupación constante del potencial cliente, inquilino o estudiante junto a evidencia clara de ingresos periódicos. Esto deja claro del perfil del nuevo contacto que se está estableciendo.
Un documento de esta naturaleza suele incluir una descripción precisa del tipo de trabajo realizado por el empleado, el salario acordado y recibido por esta labor, el estilo de contrato firmado y el período de tiempo que se estuvo ejecutando el trabajo.
Toda esta información será expuesta por el empleador, para que el empleado pueda posteriormente darle al documento el uso que necesita. El artículo 57 del Código Sustantivo del Trabajo en la nación colombiana indica, en su numeral 7 que puede leerse en el link señalado, la obligación de entregar al empleado al término de su trabajo acordado el certificado, siempre que éste lo solicite. Pero no siempre debe ser al término de sus labores. Como se ha dicho, un trámite cualquiera puede hacer el documento inmediatamente indispensable.
Un certificado laboral no es, en todo caso, una carta de recomendación. Si en ésta última se trata de resaltar de forma voluntaria las virtudes del empleado para facilitar su contratación en nuevos espacios del mercado de trabajo, el certificado laboral implica un contenido más frío, objetivo y metódico. Es una enumeración de los detalles esenciales del trabajo realizado, junto con las condiciones en las cuales fue realizado. Nada más. Un instrumento de potenciales burocracias.
En el siguiente vídeo se nos explica brevemente la importancia de una certificación laboral.
¿Cómo se hace una certificación laboral?
Un documento de certificación laboral puede ser indispensable para respaldar afirmaciones del trabajador en su hoja de vida. De sostener que se ha laborado en un sitio en particular por determinado tiempo, la única forma que tiene el nuevo empleador de corroborarlo es con el asentimiento del viejo empleador, manifestado en el certificado. Por tanto, la entrega de este documento es de gran importancia y puede ser forzada, en caso de negativa por parte del jefe, mediante acciones legales como una acción de tutela o un derecho de petición.
Todo tipo de trabajos pueden exigir un certificado laboral en algún momento de la labor, sobre todo a su término. Estos trabajos pueden consistir en la prestación de servicios de guardería, conducción de vehículo o labor doméstica.
Esta última, la certificación laboral para una empleada doméstica, es probablemente la más común en Colombia, por ser el trabajo menos asentado en documentos oficiales. Se necesita el certificado para compensar estos vacíos de informalidad y ofrecer a la empleada la posibilidad de obtener visas, abrir cuentas bancarias o encontrar otros empleos al finalizar su servicio.
Ahora bien, este documento necesita un formato estable para ser aplicado de forma homogénea por distintos empleadores. Si bien este formato único no está establecido en la letra legal, que sólo señala los datos básicos a consignar en el texto, sí se han generado en la práctica ciertas estructuras estándar, en base a los datos indispensables para asegurar su validez. Examinemos aquí la estructura habitual de un certificado laboral de validez legal.
Si te interesan los trámites legales de certificación en Colombia, quizá te resulte también de utilidad este otro artículo de nuestra web dedicado al documento de Certificado de la Junta Central de Contadores. ¡Sigue el link!
El formato más o menos estándar que podemos identificar y recomendar para una certificación es el siguiente:
- En primer lugar, se iniciará la carta de certificación ubicando en el tope del documento toda la información asociada a la empresa. Esto incluirá primero el logo de la organización, seguido más abajo por el nombre, teléfono, dirección, apartado postal y Número de Identificación Tributaria (NIT). En la misma sección se colocará el nombre y apellido del representante de la empresa que escribe el texto, con su cargo.
- Seguidamente, comenzará la enunciación del documento, redactando que el representante empresarial en cuestión certifica que el trabajador en cuestión, de nacionalidad colombiana, con un número de documento de identidad específico y residente de una dirección determinada, ha desempeñado un cargo en la empresa, por un período señalado. También se incluirá el sueldo percibido por la persona durante este lapso.
- Justo después de esta certificación clara de las actividades del empleado se señalará la fecha en que se expide el documento, resaltando que se hace por solicitud del mismo trabajador. El documento acabará con una despedida cordial y la firma del representante de la empresa, que repetirá su cargo y colocará esta vez su documento de identidad y datos de contacto.
Recomendaciones
Como vemos, es un documento bastante sencillo de una sola página, que sólo se preocupa de servir como constancia de un tiempo de trabajo determinado. Pero aún así se pueden cometer errores formales que pueden restarle validez o seriedad al certificado. Expongamos algunas recomendaciones finales:
- Sea nítido en su exposición. No es momento de largas adulaciones o calendarios barrocos de trabajo que sean difíciles de comprender. Su tarea aquí es sólo describir el trabajo, delimitar el espacio temporal en que se produjo y el salario que se percibió por hacerlo.
- Asegúrese de incluir el membrete de la empresa emisora. Esto garantiza mucho más la oficialidad del documento ante otros empleadores o diferentes autoridades.
- El nombre que firma como representante debe estar legalmente autorizado por empleador y empleado para estos menesteres. No vale cualquier miembro al azar de la empresa.
Hasta aquí nuestro artículo sobre la certificación laboral. Hasta pronto.
